Obowiązki pracodawcy w związku z chorobą pracownika w okresie wypowiedzenia

Zdarza się, że pracownik nieobecność pracownika w pracy z powodu choroby ma miejsce w trakcie biegnącego już okresu wypowiedzenia. Jakie obowiązki ma w związku z tym pracodawca?

Choroba w trakcie okresu wypowiedzenia a wypłacanie zasiłku chorobowego
Jeżeli pracownik (a w rozumieniu prawa ubezpieczeń społecznych – ubezpieczony) stał się niezdolny do pracy z powodu choroby w czasie trwania ubezpieczenia chorobowego, to przysługuje mu zasiłek chorobowy (a wcześniej przez 14 albo 33 dni – zależnie od wieku ubezpieczonego – wynagrodzenie chorobowe). Okres trwania ubezpieczenia chorobowego obejmuje okres od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia ustania tego stosunku.

Płatnik składek na ubezpieczenie chorobowe (tj. pracodawca) zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych:

• ustala prawo do zasiłku chorobowego i jego wysokość oraz
• wypłaca ten zasiłek.

Natomiast jeżeli choroba wykracza poza okres ubezpieczenia, to płatnik zgłaszający do takiego ubezpieczenia powyżej 20 ubezpieczonych ustala i wypłaca zasiłek tylko za okres ubezpieczenia (tj. do dnia ustania stosunku pracy), a od kolejnego dnia obowiązki te przejmuje już ZUS. Także ubezpieczonym, których płatnicy składek zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych, prawo do zasiłku chorobowego i jego wysokość ustala oraz wypłaca ten zasiłek ZUS.

Przykład
Pracodawca zatrudnia 22 pracowników. Jeden z nich od 1.6.2024 r. do 31.8.2024 r. jest w okresie wypowiedzenia. Jeżeli pracownik ten zachoruje i będzie korzystał ze zwolnienia lekarskiego w okresie od 19.8.2024 r. do 6.9.2024 r., to pracodawca będzie obowiązany ustalić mu prawo do zasiłku chorobowego za okres od 19.8.2024 r. do 31.8.2024 r. i wypłacić zasiłek za ten okres. Natomiast ustalenie prawa, naliczenie i wypłata zasiłku chorobowego za okres od 1.9.2024 r. do 6.9.2024 r. będzie już należała do ZUS-u.

Inne obowiązki pracodawcy w związku z choroba pracownika w okresie wypowiedzenia
Inne obowiązki pracodawcy w związku z chorobą pracownika w okresie wypowiedzenia albo dłuższym – poza wypłatą wynagrodzenia chorobowego albo zasiłku chorobowego – mogą obejmować:

1. wypłatę ekwiwalentu pieniężnego, jeżeli pracownik nie wykorzystał wskutek choroby przysługującego mu urlopu wypoczynkowego (czasowa niezdolność do pracy z powodu choroby „anuluje” udzielony wcześniej urlop) oraz
2. wydać świadectwo pracy osobie upoważnionej przez nieobecnego w pracy pracownika albo w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy przesłać je pracownikowi lub tej osobie za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23.11.2012 r. – Prawo pocztowe albo doręczyć je w inny sposób.

Dokumentacja zatrudnienia obcokrajowców

Zatrudniając cudzoziemców pracodawca prowadzi i przechowuje ich akta osobowe na takich samych zasadach, jak w przypadku pracowników polskich. Zawartość dokumentacji pracowniczej różni się jednak ze względu na procedury legalizujące pobyt i pracę cudzoziemca.

Do wykonywania pracy w Polsce konieczne jest posiadanie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi lub zezwolenie na pracę bądź pracę sezonową, a także ważnej wizy lub innego dokumentu uprawniającego do wjazdu i pobytu w Polsce (art. 88p ust. 1 i art. 88z ust. 1 pkt 2 lit. f ustawy z 20.4.2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2024 r. poz. 475). Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania kopii tych dokumentów przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca (art. 2 i 3 ustawy o skutkach powierzania wykonywania pracy cudzoziemcom przebywającym wbrew przepisom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej; Dz.U. z 2021 r. poz. 1745). Dokumenty te związane są z zatrudnieniem, dlatego powinny być przechowywane w aktach osobowych pracownika.

W odniesieniu do dokumentów, co do których przepisy nie przewidują wprost obowiązku ich przechowywania, pracodawca powinien sam podjąć decyzję – czy i w jaki sposób je przechowywać. Jeśli pracodawca, w stosunku do dokumentu, który nie został wymieniony w rozporządzeniu MRPiPS z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 535 ze zm.), podejmie decyzję o nieumieszczaniu go w dokumentacji pracowniczej (akta osobowe i dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy), a chciałby go przechowywać, to jedynym miejscem pozostaje dokumentacja płacowa lub księgowa (ZUS i podatkowa). Pracodawca nie powinien tworzyć odrębnych segregatorów w sprawach pracowniczych, gdyż te – ze względu na zawartość danych osobowych pracowników – mogą zostać uznane za naruszające obowiązek ochrony danych. Przypisując konkretny dokument do jednej z kategorii dokumentacji (akta osobowe, dokumenty płacowe, dokumenty podatkowe i ZUS), pracodawca powinien wziąć też pod uwagę obowiązkowy okres archiwizowania określonych rodzajów dokumentacji.

Ważne! Pracodawca ma prawo przechowywać w aktach osobowych dokumentację związaną z zatrudnianiem obcokrajowca, w tym kopię paszportu pracownika, wizy czy dokumentów potwierdzających legalność pobytu.

Przykład Zatrudniam pracownika z Ukrainy w związku z czym posiadam zarejestrowane w urzędzie pracy oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi z kopią paszportu i wizy. Czy dokumenty te mogą być przechowywane w aktach osobowych pracownika?

Tak, pracodawca powinien przechowywać dokumenty legalizujące pracę i pobyt cudzoziemca oraz kopię jego paszportu. Właściwym miejscem przechowywania kopii tych dokumentów są akta osobowe pracownika. Dokumentami legalizującymi pobyt Ukraińca w Polsce są wizy i decyzje wojewody zezwalające na pobyt czasowy na terytorium Polski w celu wykonywania pracy oraz karta pobytu. Legalizacja pracy na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, a także wniosku o zezwolenie na pracę lub pracę sezonową, wymaga dołączenia kopii wszystkich wypełnionych stron ważnego paszportu. Kopie dokumentacji pracodawca przechowuje w aktach osobowych. Nie ma natomiast potrzeby kopiowania zezwolenia na pracę i pracę sezonową w celu ich umieszczenia w aktach osobowych. Dokumenty te są wydawane w trzech egzemplarzach, przy czym jeden przeznaczony jest dla pracodawcy.

Płaca minimalna wzrośnie o ponad 300 zł od 1 stycznia 2025 roku

W dniu 13.6.2024 r. Rada Ministrów przyjęła propozycję wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej w 2025 r. Zgodnie z propozycją minimalne wynagrodzenie za pracę ma wynosić 4626 zł od 1.1.2025 r. W przyszłym roku wzrosłaby także minimalna stawka godzinowa dla określonych umów cywilnoprawnych – od 1.1.2025 r. wynosiłaby 30,20 zł. Propozycją Rady Ministrów zajmie się teraz Rada Dialogu Społecznego. Warto przypomnieć, że od 1.7.2024 r. płaca minimalna wzrośnie z obecnej kwoty 4242 zł do kwoty 4300 zł.

Do 15.6.2024 r. Rada Ministrów przedstawia Radzie Dialogu Społecznego propozycję wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę oraz minimalnej stawki godzinowej w roku następnym. W dalszym kroku nad propozycjami będą pracować przedstawiciele pracodawców i pracowników. Jeżeli porozumienia nie uda się osiągnąć, to Rada Ministrów samodzielnie określi wysokość płacy minimalnej na 2025 r. najpóźniej w dniu 15.9.2024 r. Co ważne, w 2025 r. będziemy mieli jedną a nie jak w 2023 r. oraz 2024 r. dwie podwyżki płacy minimalnej.

Minimalne wynagrodzenie za pracę oraz minimalna stawka godzinowa dla określonych umów cywilnoprawnych
Proponowana kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę od 1.1.2025 r., czyli 4626 zł, oznacza wzrost o 326 zł w stosunku do kwoty, która będzie obowiązywała od 1.7.2024 r. (4300 zł), czyli o 7,6%.

Proponowana minimalna stawka godzinowa dla określonych umów cywilnoprawnych od 1.1.2025 r., czyli 30,20 zł, oznacza wzrost o 2,10 zł w stosunku do kwoty, która będzie obowiązywała od 1.7.2024 r. (28,10 zł), czyli o 7,5%.

Ministerstwo Rodziny Pracy i Polityki Społecznej szacuje, że liczba osób objętych podwyżką płacy minimalnej wyniesie ponad 3,1 mln osób.

Płaca minimalna a PPK Obecnie limit obniżenia wpłaty podstawowej w ramach PPK wynosi 5090,40 zł brutto, a od 1.7.2024 r. wyniesie 5160 zł brutto, co oznacza, że każdy uczestnik PPK, którego wynagrodzenie nie przekroczy wskazanego limitu, będzie mógł obniżyć swoją wpłatę podstawową w ramach PPK. W związku z podwyżką płacy minimalnej w 2025 r. wskazany limit również ulegnie podwyższeniu. Od 1.1.2025 r. wzrośnie zgodnie z propozycją płacy minimalnej do kwoty 5551,20 zł.

Uczestnik, którego łączne wynagrodzenie jest nie większe niż 120% płacy minimalnej, ma prawo do obniżenia wysokości wpłaty podstawowej z 2% do co najmniej 0,5%, np. do 1,25% lub do 1,25% swojego wynagrodzenia. Dzięki możliwości obniżenia wpłaty podstawowej o wysokość minimalnego wynagrodzenia zdecydowanie większa część pracowników może skorzystać z tego rodzaju możliwości. Tego rodzaju możliwość sprawia, że pracodawcy, u których uczestnicy PPK korzystają z obniżenia wpłaty podstawowej do PPK, będą mieli większą liczbę obowiązków w ramach PPK, bowiem każdą taką osobę należy weryfikować w każdym miesiącu, ponieważ nawet jedna premia może spowodować, że uczestnikowi w którymś miesiącu nie przysługuje prawo do obniżenia wpłaty podstawowej.